מכרזים

כ"ו אלול, תשפ"ב

23 באוגוסט, 2022

למועצה מקומית אפרת

דרוש/ה

מנהל/ת לשכת מנכ"ל הרשות המקומית

(משרת אמון)

מקום עבודה: לשכת מנכ"ל

היקף משרה: 100%

דירוג דרגה:   מח"ר 37-39

כפיפות:  למנכ"ל הרשות

תקופת העסקה: מידי

תיאור התפקיד:

ניהול והפעלה של לשכת מנכ"ל הרשות, וסיוע אדמיניסטרטיבי למנכ"ל הרשות לקידום ענייני הרשות ובהתאם להנחיותיו.

עיקרי התפקיד:

1. ניהול, פיקוח ובקרה על הפעילות התקינה של לשכת מנכ"ל הרשות.

1. שותפות בתכנון חלוקת משימות העבודה בלשכה.
2. בקרה על ביצוע משימות הלשכה.
3. מתן פתרונות נדרשים לביצוע משימות הלשכה.
4. ביצוע עבודה אדמיניסטרטיבית בלשכה בשעת עומס, בהתאם לצרכים.

 

2. ניהול תכנית הפעילויות של מנכ"ל הרשות.

1. מיון וניתוב הפניות המגיעות ללשכת מנכ"ל הרשות.
2. אחריות לתיאום פגישות למנכ"ל הרשות, על פי הנחיותיו, ניהול יומן פגישות ולו"ז מורכב עם גורמי פנים וחוץ, והכנת ביקורים בלשכת המנכ"ל.
3. ריכוז חומרים ומידע למנכ"ל הרשות לקראת ובעקבות דיונים שונים בהם הוא נוכח.
4. משלוח תזכורות שונות למנכ"ל הרשות ולגורמים בכירים ברשות, לגבי פעילויות ופגישות בענייני הרשות.

 

3. ריכוז והפצת מידע הנוגע לפעולות ולהחלטות ברשות.

1. כתיבה ועריכה של מסמכים בהתאם להנחיות מנכ"ל הרשות.
2. איסוף מידע ופנייה לגורמים רלוונטיים, בתוך ומחוץ לרשות, לצורך סיוע למנכ"ל הרשות בקבלת החלטות.
3. ריכוז ועדות המועצה, כולל מעקב אחר מפגשי הוועדות, ריכוז פרוטוקולים ודוחות שנתיים.
4. ריכוז ישיבות מליאת המועצה, כולל זימון ישיבות, הכנת חומרים, ריכוז ופרסום פרוטוקולים.
5. ריכוז תוכניות עבודה תיאום לו"ז, הכנת חומרים וריכוז מסמכים, מעקב ובקרה אחר ביצוע משימות תקופתיות.
6. ריכוז קולות קוראים, הפצה, הגשה, מעקב ובקרה אל מול כלל מחלקות ואגפי המועצה,  ריכוז והשלמת מסמכים, הזנת חומרים נדרשים לתוכנה ייעודית והפקת דוחות.
7. מעקב אחר פעולות יחידות הרשות לצורך דיווח למנכ"ל הרשות, לרבות קבלת עדכונים מהסמנכ"לים ומנהלי היחידות ברשות.
8. הכנת דו"חות, לבקשת מנכ"ל הרשות, לצורך מיפוי ובקרה על פעולות ביחידות הרשות.
9. מתן מענה לגורמים שונים בנוגע לנושאים מקצועיים הקשורים לעבודת מנכ"ל הרשות.
10. ריכוז ארכיון, תיעוד ושימור מסמכים וטיפול בהזמנות להוצאת מסמכים.

 

4. ביצוע כל משימה מקצועית נוספת במסגרת התפקיד שתוטל ע"י הממונה.

דרישות תפקיד:

• השכלה: בעל תואר אקדמי שנרכש במוסד המוכר על ידי המועצה להשכלה גבוהה, או שקיבל הכרה מהמחלקה להערכת תארים אקדמיים בחוץ לארץ.
• ניסיון מקצועי : שנתיים ניסיון מוניציפלי ו/או מזכירותי ו/או ניהולי.

כישורים ומיומנויות:

• שליטה במיומנויות ניהול משרד
• היכרות עם תוכנות ה – OFFICE.
• מיומנות בהכנת תוכניות עבודה
• שליטה מלאה בשפות עברית ואנגלית.
• יחסי אנוש טובים מאד.
• יכולת ארגון וסדר ברמה גבוהה.
• שירותיות ברמה גבוהה.
• יכולת עבודה בריבוי ממשקים.
• ראייה מערכתית.
• יכולת עבודה תחת עומס ולחץ.
• הקפדה על דיסקרטיות מלאה.
• זמינות, עבודה בשעות לא שגרתיות.
• ייצוגיות.
• התמודדות עם שינויי לוחות זמנים ואירועים בלתי מתוכננים.

מועמדים העונים לדרישות התפקיד יגישו את מועמדותם בצירוף קורות חיים, תעודות ומסמכים נדרשים בציון שם המשרה עד תאריך 6.9.2022

לידי  חני נסים לדוא"ל: jobs@efrat.muni.il, מס' טל': 02-9939312/329. בנוסף, יש למלא שאלון אישי למועמד/ת בקישור: https://did.li/efratjob . רק פניות מתאימות תיעננה.

הערות:

• על פי הוראות חוק שוויון הזדמנויות בעבודה התשמ"ח 1988. המכרז מתייחס לגברים ונשים כאחד.
• תינתן העדפה לאדם עם מוגבלות בהתאם לאמור בסעיפים 3 ו-9 לחוק שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות, תשנ"ח 1998 ובתנאי שעומדים בתנאי הסף למשרה וכשירים לביצוע התפקיד. האמור כפוף להצהרת המועמד/ת המפרטת את דבר מוגבלותו/ה וכן בהמצאת מסמכים להוכחת מוגבלות.
• תינתן העדפה לנשים לפי סעיף 6ג לחוק שוויון זכויות האישה, התשי"א-1951 אם שני המועמדים בני שני המינים הם בעלי כישורים דומים וכן בהתאם לחוק לעידוד של שילוב וקידום נשים בעבודה ושל התאמת מקומות עבודה לנשים, התשס"ח 2008.
• תינתן העדפה למי שהוא או אחד מהוריו נולדו באתיופיה בהתאם להוראות סעיפים 173ב(א) ו 173ב(ב) לפקודת העיריות [נוסח חדש] אם המועמד הוא בעל כישורים דומים לכישוריהם של מועמדים אחרים.