לאחר בניית תכנית למידה מתאימה ומיצוי כל האפשרויות החינוכיות הקיימות בבית-הספר. בוועדת ההשמה מתכנסים ההורים עם/בלי התלמיד, בראשות צוות מקצועי הכולל נציגים מבית-הספר, מהשירות הפסיכולוגי, מהרשות המקומית, ממשרד החינוך ונציג ההורים (שאינו מקומי ואובייקטיבי). בוועדה דנים על סוג המסגרת המתאימה לתלמיד וכך ניתנת לו זכאות ללמוד במסגרת החינוך המיוחד המותאמת לצרכיו.

תוקף הזכאות הוא ל-3 שנים ויש לקיים וועדה מחודשת לאחר פרק זמן זה. וועדות ההשמה נערכות מידי שנה החל מה-1 בינואר ועד ל-15 במאי, גני הילדים עד ל-31 במאי. וועדות השיבוץ, הדואגות לשיבוצם של תלמידים במסגרות השונות של החינוך המיוחד, מתקיימות בתחילת חודש יוני.

פתיחת גני חינוך מיוחד וכיתות מקדמות, רגשיות ותקשורת נעשית בתיאום עם משרד החינוך והמועצה האזורית גוש-עציון.

טפסים שיש להגיש לועדת ההשמה:

  1. דו"ח חינוכי.
  2. דו"ח פסיכולוגי (עד 5 שנים).
  3. דו"ח רפואי / פסיכיאטרי – אם רלוונטי.
  4. צילום ת.ז. של אחד ההורים כולל ספח עם שם יישוב מגורים ושם הילד. במקרה של אפוטרופוס אחר, יש לצרף מסמך חוקי המעיד על כך.
  5. בדיקות ראיה ושמיעה עדכניות.
  6. בקשה בכתב לוועדת ההשמה, חתומה על-ידי ההורים, או אפוטרופוס חוקי.

תאריכים:
ועדות ההשמה לתלמידי ביה"ס נערכות מידי שנה החל מה-1 בינואר ועד ל-15 במאי, ילדי הגנים עד ל-31 במאי. פניה לזימון לוועדת ההשמה יש להגיש לא יאוחר מה-15 באפריל באותה שנה.
ועדות שיבוץ, המשבצות את התלמידים למסגרת המתאימה לצרכיו, מתקיימות בחודשים יוני-יולי. הודעות שיבוץ למסגרות החינוך המיוחד נשלחות להורים במשך חודשי הקיץ.